Messe planen und durchführen – so wird das Event zum Erfolg

Messen sind für die Verbreitung der eigenen Marke und Botschaft ein wichtiger Bestandteil. Die Messevorbereitungen sind dabei alles andere als ein Kinderspiel, doch mit den richtigen Hilfsmitteln lässt sich ein interessantes Event organisieren. Freundlichkeit, maximale Konzentration und eine passende Antwort auf jede Frage gehören zu den Kernkompetenzen eines jeden Ausstellers. Je intensiver die Planung, desto besser am Ende das Ergebnis.

Der eigene Messestand gehört ins richtige Licht

Der wichtigste Schritt bei der Planung eines Messeauftritts ist der Stand selbst. Hierbei sind unter anderem folgende Fragen wichtig:

  • Welches Image soll der Stand erzeugen?
  • Wie viel Messepersonal wird benötigt?
  • Welche seriösen Outfits repräsentieren die Marke?

Dann geht es an die Auswahl des richtigen Mobiliars. Tische, um Infomaterial für Kundschaft auszulegen, gehören ebenso dazu wie informative und designstarke Flaggen und Banner des Unternehmens. Ein dezenter Standaufbau hat sich bewährt, denn wenn der Messebereich überladen ist, können sich Besucher:innen kaum auf einzelne Punkte fokussieren.

Die Leitung und das Personal

Selbst wenn es sich nicht um die größte Messe der Welt handelt, ist repräsentatives Personal wichtig. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Standleitung, denn diese fungiert als Ansprechpartner:in für Fragen seitens der Messegesellschaft und ist dafür verantwortlich, den Einsatzplan für das restliche Personal zu gestalten.

Organisatorische Aufgaben werden nicht am Stand selbst ausgeführt, sondern im Hintergrund. Jede Minute Messe ist eine wertvolle Zeit für ein Unternehmen und daher sollte eine minutiöse Planung für eine optimale Nutzung der Zeit sorgen.

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Am Morgen ist die Standleitung dafür verantwortlich, das Personal auf den Tag vorzubereiten, wichtige Briefings weiterzugeben und eventuelle Fragen vom Vortag zu beantworten. Selbst die größten Anbieter von Messeplätzen sind kapazitär begrenzt und so gilt es, optimal auf jeden Nutzungstag vorbereitet zu sein.

Optimiertes Briefing für gute Leistungen des Personals

Die Geschichte der Messe geht bis ins Mittelalter zurück und schon immer hat sich gezeigt, dass professionell auftretendes Personal von höchster Wichtigkeit ist. Bei der Personaleinsatzplanung, welche durch die Standleitung ausgeführt wird, muss daher auch das Erscheinungsbild sämtlicher Mitarbeitenden eine Rolle spielen.

Für das Standpersonal ist außerdem wichtig zu wissen, mit welchen Gästen sie es zu tun bekommen. Wie ist die Tonalität, welche Umgangsformen sind gewünscht? Wird locker geduzt oder ist die förmliche Ansprache per sie verpflichtend? Gehen Standmitarbeiter aktiv auf Messekund:innen zu oder warten sie, bis das eigene Angebot entdeckt wird?

Diese Informationen müssen an jedem Messetag erneut seitens der Standleitung übermittelt werden, denn in der Regel ist an verschiedenen Tagen anderes Personal anwesend. Es kann nicht erwartet werden, dass die Kolleg:innen selbst die Notizen an andere Kolleg:innen weitergeben. Ein Briefing ist daher für maximalen Messeerfolg nicht verzichtbar.

Schnelle Antworten mit viel Inhalt trainieren

Bei großen Messen wie zum Beispiel der Berlin Expo bleibt nur wenig Zeit, auf Fragen die passende Antwort zu geben. Kommen Journalist:innen an den eigenen Stand, müssen präzise Antworten aus dem Handgelenk geschüttelt werden. Es lohnt sich, mit den eigenen Messeangestellten Rollenspiele zu üben, um jederzeit passend kommunizieren zu können.

Das Ziel muss sein, innerhalb von drei Minuten die nötigen Informationen an einen Messebesucher:in weiterzugeben und ihn vom eigentlichen Angebot zu überzeugen.

Wichtig: Dabei geht es nicht darum, möglichst effektives Marketing zu betreiben, sondern tatsächlich Wissen weiterzugeben. Je detailreicher die Angestellten das eigene Unternehmen repräsentieren, desto professioneller wirkt der Auftritt im Gesamten.

Genug Ersatz einplanen, um die Messe am Laufen zu halten

Die Tage am Messestand sind bis ins kleinste Detail durchgeplant. Der Ausfall eines Mitarbeiter:in kann den gesamten Plan durcheinanderwirbeln und so ist es wichtig, dass immer genug Ersatzpersonal zur Verfügung steht. Kommt es nicht zum Einsatz, umso besser. Doch wenn es zu einem Ernstfall kommt, sollte kein Bereich des Stands unbesetzt bleiben.

Es geht bei der Einteilung des Personals nicht nur darum, Kund:innen mit Informationen zu versorgen. Die Aufgaben bestehen auch darin, Interessen zu protokollieren, Angebote im Kalender einzutragen und Informationen festzuhalten, ob ein Kontakt seitens des Kunde:in gewünscht wird. Schon ein kleiner Personalmangel kann erhebliche Folgen haben.

Fazit: Messen sind anstrengend, aber gewinnbringend

Eine Messe zu organisieren ist beim ersten Mal besonders aufregend, sehr anstrengend und macht am Ende doch alle glücklich. Es ist eine besondere Auszeichnung, wenn die eigene Marke interessierten Kund:innen präsentiert werden kann. So schwer die Planung bei den ersten Malen scheint, so schnell kommt auch die Routine und die Messe wird zum Kinderspiel.

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